Midt- Troms friluftsråd Samarbeidsavtale
Vedtatt i Midt-Tromsrådet 4.desember 2023
Midt-Troms friluftsråd - Kommunalt Oppgavefellesskap (KO), «Midt-Troms Friluftsråd» er oppnevnt med hjemmel i LOV-2018-06-22-83 - Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven), kapittel 19.
§1. OPPGAVEFELLESSKAPETS NAVN OG JURIDISK STATUS
Oppgavefellesskapets navn er Midt-Troms friluftsråd, kommunalt oppgavefellesskap, som kan forkortes (MTF), og er i det følgende benevnt «Friluftsrådet».
Friluftsrådet er ikke et selvstendig rettssubjekt. Bardu kommune er kontorkommune.
§2. FORMÅL OG OPPGAVER
Friluftsrådet skal i samarbeid med deltakerkommunene, andre offentlige myndigheter og organisasjoner, fremme allsidig og bærekraftig friluftsliv i Midt- Troms, til beste for befolkningens trivsel og helse.
Friluftsrådet skal fungere som et kompetansesenter for friluftsliv for deltakerkommunene og andre samarbeidsparter. Friluftsrådet kan avgi høringsuttalelser og engasjere seg i saker av betydning for friluftsliv i deltakerkommunene.
Konkrete arbeidsoppgaver og arbeidsdeling mellom Friluftsrådet og deltakerkommunene fastsettes gjennom årlige arbeidsplaner som vedtas på representantskapsmøtet.
Friluftsrådet er tilsluttet Friluftsrådenes Landsforbund.
§3. DELTAKERKOMMUNER
Midt- Tromsrådet består av følgende kommuner:
-
Bardu
-
Dyrøy
-
Målselv
-
Senja
-
Sørreisa
§4. ADMINISTRATIV ORGANISERING
Administrasjonen i Midt- Troms friluftsråd består av:
-
Daglig leder
-
Prosjektfinansierte stillinger
Administrasjonen kan utvides med flere ansatte, avhengig av saksområder og finansiering.
Ansatte i Friluftsrådet omfattes og ivaretas av hovedavtale, hovedtariffavtale og særavtaler. Ansatte i Friluftsrådet er underlagt pensjonsordningen i kontorkommunen. Daglig leder er delegert myndighet fra styret i tilsettings-, lønns-, avskjedigelses- og permisjonssaker for øvrige ansatte. kontorkommunen yter støtte til Friluftsrådet administrativt i tilsettings-, lønns-, avskjedigelses- og permisjonssaker.
Styret skal konsulteres og holdes fortløpende orientert om alle tilsettings- og avskjedigelsessaker.
§5. PRAKTISK ORGANISERING
Friluftsrådets faste organer er representantskapet, styret og daglig leder, som står for den daglige driften.
Representantskapet bestemmer kontorsted for friluftsrådet, og vurderer hvor det er hensiktsmessig i forhold til fagmiljø, kostnader og nettverk.
Kontorkommunen utfører på vegne av oppgavefellesskapet regnskapsføring, fakturering, revisjon, arkivtjenester, IKT-støtte, lønnsarbeid og evt. andre oppgaver etter avtale.
§6. REPRESENTANTSKAPET
Representantskapsmøtet er Friluftsrådets øverste myndighet. Hver kommune har et medlem i representantskapet. Representasjonen følger valgperioden, dvs. at den til enhver tid sittende ordfører representerer sin kommune i representantskapet. Det skal velges ett varamedlem til hvert faste medlem i representantskapet. Representantskapet velger selv sin leder og nestleder.
Ordinært representantskapsmøte (årsmøte) holdes hvert år innen utgangen av juni.
Representantskapsmøtet skal innkalles med minst 3 ukers skriftlig varsel.
Representantskapsmøtet skal blant annet:
-
Godkjenne innkalling og sakliste
-
Velge ordstyrer, referent og 2 representanter til å undertegne protokollen.
-
Godkjenne årsmelding
-
Godkjenne regnskap
-
Fastsette kommunal medlemskontingent for påfølgende år
-
Godkjenne handlingsplan (hvert 4.år)
-
Behandle innkomne saker
-
Valg (hvert 4.år etter kommunevalget)
- Styret for friluftsrådet. Hver kommune foreslår en kandidater av hvert kjønn. I styret skal begge kjønn være representert i samsvar med Kommunelovens bestemmelser.
- Styrets leder og nestleder
Det foretas skriftlig valg dersom noen krever det. Ved stemmelikhet avgjøres valg ved loddtrekning.
§7. EKSTRAORDINÆRT REPRESENTANTSKAPSMØTE
Ekstraordinært representantskapsmøte holdes etter innkalling fra styret eller når
representantskapsmedlemmer fra 2 eller flere av deltakerkommunene krever det. Ekstraordinært
representantskapsmøte skal innkalles med minst 2 ukers varsel, og det skal framgå av innkallingen hvilke saker som skal behandles. Ekstraordinært representantskapsmøte kan bare behandle saker som er nevnt i innkallingen. Ekstraordinært representantskapsmøte er beslutningsdyktig når minst halvparten av representantskapet er til stede. For vedtak gjelder de samme regler som for representantskapsmøtet.
§8. STYRE
Styret består av ett medlem fra hver deltakerkommune, i tillegg til fem numeriske varamedlemmer.
Styret er ansvarlig for virksomheten i tiden mellom representantskapsmøtene. Dette innebærer å:
-
Tilsette daglig leder og fastsette instruks for denne. I tillegg lønns-, avskjedigelses- og permisjonssaker for daglig leder.
-
Fremme Friluftsrådets oppgaver i samsvar med samarbeidsavtale og overordnede føringer fra representantskapet.
-
Lede friluftsrådet løpende virksomhet i samsvar med samarbeidsavtale og arbeidsplan og stå for økonomistyring i samsvar med vedtatt budsjett.
Styret avholder møte 2-4 ganger i året, eller når leder eller minst 2 av styremedlemmene krever det. Det er mulig gå gjennomføre styremøte elektronisk dersom dette er hensiktsmessig. Styret innkalles skriftlig med minimum 7 dagers varsel. Innkalling skal inneholde saksliste og saksdokumenter. Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene deltar. Avgjørelser treffes ved alminnelig flertall, og ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. Det skal føres protokoll fra styremøtene som bl.a. oversendes deltakerkommunene.
§9. SAMARBEIDSGRUPPE
Samarbeidsgruppa består av ett medlem fra hver kommuneadministrasjon, utpekt av den enkelte kommune. Medlemmene bør representere den eller de etater/enheter som arbeider med friluftsliv i den enkelte kommune. Styremedlemmer kan innkalles ved behov.
Organisasjoner kan inviteres til møtene. Samarbeidsgruppa behandler saker av praktisk- og administrativ karakter, og er et forum for samordning og erfaringsutveksling. Samarbeidsgruppa kan bistå daglig leder med å forberede saker for styret.
§10. ØKONOMI
Friluftsrådet fører ikke eget regnskap, men inngår i kontorkommunene overordnete regnskap som inngår i et eget virksomhetsområde.
Deltakerkommunene skal betale et årlig tilskudd til Friluftsrådet (kontingent). Denne fastsettes av representantskapsmøtet som en sum per innbygger i medlemskommunene.
Vedtak på representantskapsmøte om indeksregulering av kontingenten etter deflator er endelig. Vedtak om kontingent økning ut over dette må godkjennes av deltakerkommunene.
§11. ØKONOMISK DELTAKERANSVAR
Den enkelte deltaker i samarbeidet har ubegrenset økonomisk ansvar for sin andel av samarbeidets forpliktelser. Til sammen skal andelene utgjøre samarbeidets samlete økonomiske forpliktelse.
§12. EIERANDELER
Den enkelte deltakerkommune har like eierandeler i oppgavefellesskapet og like ansvarsandeler for fellesskapets forpliktelser.
§13. ENDRINGER AV SAMARBEIDSAVTALEN
Endringer i avtalen kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært representantskapsmøtet og krever 2/3 flertall.
§14. OPPTAK AV NYE KOMMUNER
Vedtak om opptak av nye kommuner krever enstemmighet i representantskapet.
§15. OPPSIGELSE AV AVTALE
Den enkelte deltakerkommune kan med skriftlig varsel tre ut av Friluftsrådet fra 1.1. minst ett år etter at slikt varsel er sendt. Deltakerkommunen som har trådt ut av Friluftsrådet overtar da de oppgaver som Friluftsrådet har utført for kommunen. Etter uttredelse plikter den utmeldte kommunen likevel å årlig innbetale et beløp tilsvarende de faktiske pensjonsforpliktelsene og andre selskapsforpliktelser som ble opparbeidet i den perioden kommunen var medlem av Midt- Troms friluftsråd.
§16. OPPLØSNING
Vedtak om oppløsning av Friluftsrådet kan kun gjøres på ordinært representantskapsmøte, og krever enstemmighet blant de stemmeberettigede frammøtte. Ved oppløsning av Friluftsrådet overføres eiendommer som Friluftsrådet eier til vedkommende kommune, og alle oppgaver overtas av kommunene hver for seg. Friluftsrådets netto likvide midler fordeles mellom medlemskommunene etter folketall ved sist årsskifte. Ved oppløsning av Friluftsrådet overføres Friluftsrådets arkiv til den kommunen som Friluftsrådet er lokalisert til.
§17. TOLKNING AV SAMARBEIDAVTALTEN – TVISTELØSNING
Enhver tvist mellom deltakende kommuner om forståelsen av samarbeidsavtalen skal forsøkes løst i minnelighet. Dersom partene ikke kommer til enighet, skal tvisten bringes inn for de alminnelige domstolene, med Friluftsrådets kontorkommune som verneting.
§ 18. IKRAFTTREDELSE
Denne avtale trer i kraft fra det tidspunkt den er vedtatt av samtlige medlemskommuner.